Segundo o Dicionário Aurélio, gerir significa ter gerência sobre, administrar, dirigir, gerenciar. Ou seja, a gestão, embora inclua a prerrogativa de delegar tarefas e responsabilidades, vai muito além. Cabe ao gestor ter domínio completo sobre seu negócio, enxergando-o em seus múltiplos aspectos, para que possa tomar as decisões certas nos momentos certos, monitorar cada passo, retroceder quando necessário, rever estratégias, buscar meios de tornar as tarefas mais fáceis, o ambiente de trabalho mais tranquilo, as pessoas mais satisfeitas, e, obviamente, os lucros maiores. Hoje, a tecnologia é uma grande aliada nessas tarefas, pois permite que sistemas automatizados controlem e solucionem várias demandas do dia a dia de uma empresa, seja ela de qualquer porte ou segmento. Os modernos sistemas de gestão oferecem agilidade, confiabilidade dos dados e confidencialidade. Devem ser considerados um investimento, não uma despesa, uma vez que, por meio dessas ferramentas, o empreendedor se torna menos dependente de ações de terceiros e ganha tempo para se dedicar a outras questões relevantes em sua área de atuação.
Mas como funcionam os sistemas de gestão mais avançados? Pode-se afirmar que não se trata de um simples conjunto de softwares, direcionado a qualquer empresa interessada em utilizá-lo, mas de um pacote de serviços customizado, elaborado de acordo com as necessidades e características de cada negócio, desde uma pequena quitanda até uma indústria de grande dimensão. Os sistemas de gestão na atualidade tornam-se cada vez mais flexíveis e personalizados, feitos sob medida. Como exemplos da aplicabilidade desses programas, pode-se relacionar: :
- Sistemas de Gestão para o comércio : como manter atualizado o controle de seu estoque? Como administrar o processo de compras? De que forma tornar as vendas mais eficientes e ágeis? Como adaptar seus documentos e ações às constantes mudanças na legislação?
Com a adoção de um sistema tecnológico de gestão, o empresário substitui o incômodo de tantas dúvidas por soluções simples, eficazes e acessíveis, que cabem na palma da mão, ou podem ser acessadas por meio de alguns cliques.
- Sistemas de Gestão para a indústria: É possível hoje unificar todos os dados e processos de uma indústria, de forma simultânea e inter-relacionada. É o que se conhece pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning) ou “Sistema de Gestão integrado”. Por meio desse mecanismo, todas as etapas do processo de produção são monitoradas e analisadas, com elaboração de relatórios adaptados a cada etapa, ambiente e situação. Usa-se a Tecnologia da Informação para facilitar o dia a dia da gestão e facilitar as várias tarefas rotineiras, sempre com respaldo na legislação vigente.
- Sistemas de Gestão para prestadores de serviços: questões como lançamento de notas fiscais, modelos específicos de contratos, emissão de ordens de serviço, tudo isso e outros encargos que podem tirar o sono de quem atua na área de prestação de serviços deixam de ser preocupação e passam ao comando de um programa automatizado, permitindo ao empreendedor condições de focar em planejamento e melhoria do seu negócio. Assim, é possível deixar as questões burocráticas para a inteligência artificial e usar a sua inteligência para dinamizar o serviço prestado, melhorar seu relacionamento com o cliente e desenvolver novos projetos, a curto e a longo prazo.
Mas, e com relação aos custos, a automação seria algo inviável ou mesmo impossível para pequenas empresas? A resposta é não! Os sistemas integrados de gestão podem ser ajustados também à realidade dos pequenos empresários. Para esses, os softwares de gestão são ainda mais importantes, pois empreendimentos de menor dimensão em geral contam com equipes reduzidas e colaboradores que acumulam diversas funções, enquanto o gestor luta para coordenar várias questões ao mesmo tempo, e precisa ainda interferir, muitas vezes direta e pessoalmente, nas várias atividades necessárias ao funcionamento de seu estabelecimento. Nessas condições, mais ainda do que no caso dos maiores, os sistemas de gestão representam um investimento com retorno certo, que pode significar uma virada positiva na trajetória do empresário.
Alguns cuidados devem ser tomados ao contratar uma empresa especializada em sistemas de gestão. E algumas perguntas podem direcionar essa tomada de decisão, da parte do empreendedor: que serviços/aspectos de seu negócio poderiam ser beneficiados pela automação? Quanto tempo seria poupado com uso desses recursos? Quanto seria possível economizar em pagamentos de colaboradores ou contratação de serviços avulsos terceirizados? E, com relação à qualificação da empresa desenvolvedora dos softwares, a instituição apresenta boa reputação na região em que atua? Conta com clientes estáveis? Atende a empresas sólidas? Oferece suporte técnico permanente e acompanhamento dos resultados obtidos? Seus produtos/ serviços são constantemente atualizados, no que se refere ao avanço tecnológico e à legislação que regulamenta essa área?
Respondidas essas questões, provavelmente você já estará pronto a dar o primeiro passo para ser dono de seu tempo e ter o controle total de seu negócio, continuamente, e com muito mais segurança, que só especialistas podem trazer. O que você está esperando? Afinal, se seus olhos não dão conta de enxergar tudo o que acontece em sua empresa, os sistemas de gestão fazem isso por você.
